Datenresidenz, Aufbewahrung & Compliance

Bei der Evaluierung und Einführung von Omnifact benötigen Datenschutzbeauftragte (DSB), IT-Verantwortliche und Rechtsabteilungen klare, belastbare Antworten darauf, wo Daten verarbeitet werden, ob Prompts bei -Anbietern gespeichert werden und wie die Compliance dokumentiert ist.

---

​

Wo Ihre Daten gehostet werden

Die Omnifact GmbH hat ihren Sitz in Deutschland. Die gesamte Kerninfrastruktur der Omnifact-Plattform (einschließlich Anwendungsservern, Datenbanken, Vektorsuchindizes, Code-Ausführungs-Sandboxes und dem Omnifact Privacy Filter™) wird in der Europäischen Union betrieben. Wenn Sie eine Nachricht im Chat senden, bestimmen zwei Ebenen, wohin Ihre Daten fließen:

1. Omnifact-Plattform (immer EU): Ihre Nachricht, Dateianhänge und Space-Wissensinhalte werden innerhalb der EU-Infrastruktur von Omnifact verarbeitet und vom Privacy Filter maskiert.
2. Ausgewählter KI-Modellanbieter (EU oder USA je nach Modell-Flagge): Der maskierte Prompt wird an das KI-Modell gesendet, das Sie in der Modellauswahl gewählt haben.

​

Was die EU- und US-Flaggen in der Modellauswahl bedeuten

Jedes Modell in der Chat-Modellauswahl zeigt eine Flagge für die Region an, in der die Modell-Inferenz stattfindet:

• 🇪🇺 EU-Flagge: Ihr Prompt wird auf Servern verarbeitet, die physisch in der Europäischen Union stehen.
• 🇺🇸 US-Flagge: Ihr Prompt wird an Server in den Vereinigten Staaten übertragen und dort verarbeitet.

---

​

Modelltraining & Zero Data Retention (ZDR) je Anbieter

Omnifact nutzt bei allen angebundenen Modellanbietern Enterprise-API-Vereinbarungen.

• Kein Modelltraining (alle Anbieter): Weder Omnifact noch unsere angebundenen KI-Modellanbieter verwenden Ihre Prompts, hochgeladenen Dokumente oder Modellantworten zum Trainieren oder Verbessern von Basismodellen.
• Zero Data Retention (ZDR): Bei aktiver Zero Data Retention verarbeitet der Modellanbieter Ihre Anfrage ausschließlich im Arbeitsspeicher und speichert nach der Antwort weder Prompts noch Ausgaben für Missbrauchsprüfungen oder Protokolle.

Die folgende Tabelle zeigt die Hosting-Region, die Trainingsrichtlinie und den aktuellen Status für Zero Data Retention für alle über Omnifact bereitgestellten Anbieter:

---

​

US CLOUD Act & Europäische Souveränität

Organisationen mit strengen Anforderungen an europäische Datensouveränität fragen häufig, wie sich der US CLOUD Act auf in der EU gehostete Modelle auswirkt:

• Omnifact-Infrastruktur & Mistral AI: Die Omnifact GmbH ist ein deutsches Unternehmen und Mistral AI ein französisches Unternehmen mit Hosting in der EU. Beide unterliegen nicht dem US CLOUD Act.
• In der EU gehostete US-Cloud-Anbieter (Azure OpenAI, Anthropic EU, Google EU): Bei diesen Anbietern findet die Modellverarbeitung vertraglich zugesichert ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt. Da die Muttergesellschaften (Microsoft, Google, Anthropic) jedoch ihren Hauptsitz in den USA haben, unterliegen sie grundsätzlich US-amerikanischer Rechtsprechung.
• So reduzieren Sie Risiken wirksam:
  1. Lassen Sie den Privacy Filter aktiviert: Da der Privacy Filter auf den eigenen EU-Servern von Omnifact vor dem Modellaufruf ausgeführt wird, werden Personennamen, E-Mail-Adressen, IBANs und Kundennamen durch Platzhalter ([Person:1], [Organization:1]) ersetzt, bevor die Anfrage Azure oder Google Vertex erreicht.
  2. Beschränkung auf Mistral AI bei Bedarf: Falls Ihre Compliance-Richtlinien US-amerikanische Unterauftragsverarbeiter selbst mit EU-Datenresidenz und Maskierung ausschließen, können Administratoren unter Team-Einstellungen > Modelle alle anderen Anbieter deaktivieren, sodass ausschließlich Modelle von Mistral AI zur Verfügung stehen.

---

​

Dateispeicherung, Indizierung & Löschung

​

Was passiert mit hochgeladenen Dokumenten?

Wenn Sie eine Datei in die Hochgeladenen Dateien eines Spaces hochladen, verarbeitet Omnifact diese in einer mehrstufigen Pipeline innerhalb unserer EU-Infrastruktur:

1. Textextraktion und Chunking: Omnifact extrahiert den Text und unterteilt ihn in durchsuchbare Textabschnitte (Chunks).
2. Vektor-Indizierung: Diese Textabschnitte und ihre Vektor-Embeddings werden in der verschlüsselten EU-Datenbank von Omnifact gespeichert, damit der Space-Agent relevante Textstellen abrufen kann.
3. Löschung der Originaldatei: Sobald die Indizierung abgeschlossen ist, wird die hochgeladene Originaldatei gelöscht. Omnifact speichert ausschließlich die extrahierten Textabschnitte (Chunks) und Embeddings, die für den Abruf benötigt werden.

Bei Verbundenen Quellen (SharePoint, OneDrive, Google Drive) verbleiben Ihre Originaldateien in Ihrem eigenen Cloud-Speicher. Omnifact speichert lediglich die indizierten Textabschnitte in der EU und löscht diese automatisch, sobald eine Datei in Ihrem Cloud-Speicher gelöscht oder die Quelle getrennt wird.

​

Chats, Dokumente und Spaces löschen

• Einen Chat löschen: Benutzer können ihre Unterhaltungen jederzeit in der linken Seitenleiste über das Papierkorb-Symbol löschen. Nach der Bestätigung werden die Unterhaltung und alle zugehörigen Nachrichten endgültig entfernt.
• Ein Space-Dokument oder einen Space löschen: Wenn ein Space-Bearbeiter ein Dokument aus den Hochgeladenen Dateien oder einen gesamten Space löscht, werden alle zugehörigen Textabschnitte und Embeddings endgültig gelöscht.
• Testphase und Vertragsende: Endet eine Testphase ohne Übergang in ein Abonnement oder wird ein Vertrag beendet, werden die Kundendaten gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) aus den Systemen von Omnifact gelöscht.

---

​

Compliance-Unterlagen für Datenschutzbeauftragte & IT-Sicherheit

Alle formellen Compliance- und Datenschutzunterlagen stehen im Omnifact Trust Center unter trust.omnifact.ai bereit:

​

So fordern Sie Anbieter-Dokumente an

1. Öffnen Sie trust.omnifact.ai und klicken Sie bei zugriffsgeschützten Nachweisen oder Unterauftragsverarbeiter-Dokumenten auf Request Access (Zugriff anfordern).
2. Geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und den Namen Ihrer Organisation ein, um Zugriff zu erhalten.
3. Benötigen Sie einen gegengezeichneten AVV oder Unterstützung bei einem Sicherheitsfragebogen Ihres Datenschutzbeauftragten? Wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder schreiben Sie an support@omnifact.ai.

​

Weiterführende Themen

• So schützt der Privacy Filter Ihre Daten: Sehen Sie im Detail, was der Privacy Filter abdeckt, wo er ausgeführt wird und was außerhalb seines Schutzbereichs liegt.
• Modellverwaltung: Aktivieren oder deaktivieren Sie gezielt einzelne Anbieter und Modelle für Ihre Organisation.
• Gruppenverwaltung: Steuern Sie den Zugriff auf US-gehostete Modelle und Ausnahmen vom Privacy Filter pro Benutzergruppe.
• Modell-Leitfaden: Vergleichen Sie Modellstufen, Stärken und Hosting-Regionen.