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Documentation Index

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Die hochgeladenen Dateien eines Spaces sind eine Sammlung von Dokumenten, die Ihrem spezialisiertes Wissen bereitstellen. Durch die effektive Verwaltung dieser Dokumente können Sie einen leistungsstarken, kontextbewussten KI-Assistenten erstellen, der die spezifischen Informationen Ihrer Organisation versteht.
Möchten Sie Cloud-Speicher verbinden, anstatt Dateien manuell hochzuladen? Lesen Sie Verbundene Quellen, um Dateien aus Google Drive, OneDrive oder SharePoint automatisch zu indizieren und zu durchsuchen.

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Zugriff auf Hochgeladene Dateien

Um auf die hochgeladenen Dateien Ihres Spaces zuzugreifen, navigieren Sie zu den Space-Einstellungen (über das “Zahnrad”-Symbol im Space-Header oder den Button “Space-Einstellungen” in der Seitenleiste). Navigieren Sie anschließend zum Reiter “Hochgeladene Dateien”. Dies führt Sie zur vollständigen Dokumentenverwaltungsoberfläche, wo Sie Ihre Dateien hinzufügen, entfernen und organisieren können.
Knowledge Tab in den Space-Einstellungen
Sie benötigen Admin-Berechtigungen in einem Space, um dessen Hochgeladene Dateien zu verwalten. Wenn Ihre Organisation die Funktion KnowledgeBaseManagerRole aktiviert hat, müssen Sie zusätzlich zu Ihrer Rolle als Space-Admin auch die Knowledge Base Manager Rolle auf Organisationsebene innehaben, um Dokumenteninhalte zu verwalten.

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Dokumente hinzufügen

Das Hinzufügen von Dokumenten zu Ihrem Space ist ein unkomplizierter Prozess:
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Upload-Schnittstelle öffnen

Im Knowledge Tab sehen Sie einen prominenten Upload-Bereich mit “Drag & Drop”-Funktionalität.
Upload-Schnittstelle für Hochgeladene Dateien
2

Dateien auswählen

Ziehen Sie Dateien entweder direkt in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf “Durchsuchen”, um Dateien von Ihrem Computer oder aus dem Cloud-Speicher (Google Drive, OneDrive, SharePoint) auszuwählen. Um Cloud-Speicher zu nutzen, verbinden Sie Ihre Konten zuerst unter Kontoeinstellungen > Verbindungen.
Für den dauerhaften Zugriff auf Cloud-Speicherdateien, die sich häufig ändern, sollten Sie Verbundene Quellen anstelle von manuellen Uploads in Betracht ziehen. Verbundene Quellen halten Inhalte automatisch synchronisiert und aktuell.
Unterstützte Formate umfassen PDFs, gängige Office-Dokumenttypen (Word, PowerPoint, OpenDocument Text-/Präsentationsformate), reine Textdateien (TXT, JSON, Markdown, CSV, SVG) und Bilder (PNG, JPEG, WebP, HEIC/HEIF, AVIF, BMP, GIF, ICO, SVG und TIFF). Bilder werden automatisch für eine effiziente Verarbeitung optimiert, während die Qualität erhalten bleibt.
3

Upload-Fortschritt überwachen

Ein Fortschrittsbalken zeigt den Upload- und Verarbeitungsstatus für jedes Dokument an.
Upload-Fortschritt für Hochgeladene Dateien
Sie können Omnifact weiterhin verwenden, während Dokumente verarbeitet werden. Die KI wird sie nutzen können, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

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Dokumentenverarbeitungs-Pipeline

Nachdem Sie ein Dokument hochgeladen haben, durchläuft es mehrere Schritte, bevor es für die KI einsatzbereit ist:
  1. Inhaltsextraktion: Text und Struktur werden aus der Datei extrahiert. Bei gescannten PDFs oder Bildern wird die optische Zeichenerkennung (OCR) mithilfe von Apache Tika verwendet, um den Text zu lesen.
  2. Validierung & Chunking: Der extrahierte Text wird validiert und in kleinere, durchsuchbare Teile (Chunks) zerlegt.
  3. Embedding: Diese Chunks werden in Vektorrepräsentationen umgewandelt, damit die KI semantische Suchen durchführen kann.
  4. Zusammenfassung: Ein LLM-gestützter Prozess generiert eine Zusammenfassung des Dokuments zur schnellen Referenzierung.
Statusindikatoren:
  • Processing (Wird verarbeitet): Das Dokument durchläuft aktiv die Pipeline. Dies kann je nach Dateigröße und Komplexität einige Zeit in Anspruch nehmen.
  • Ready (Bereit): Das Dokument ist vollständig verarbeitet und steht der KI zum Abruf zur Verfügung.
  • Failed/Error (Fehlgeschlagen/Fehler): Das Dokument konnte nicht verarbeitet werden. Dies kann passieren, wenn Sie Ihr Dokumentenkontingent überschreiten oder wenn der Dateiinhalt nicht extrahiert werden kann.

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Dokumenten-Quellenangaben

Wenn der KI-Assistent Informationen aus Ihren hochgeladenen Dateien verwendet, wird er seine Quellen automatisch in der . Dies hilft Ihnen:
  • Nachzuverfolgen, welche Dokumente spezifische Informationen enthalten
  • Die Genauigkeit von KI-Antworten zu überprüfen
  • Zu verstehen, welche Dokumente am häufigsten referenziert werden
  • Vertrauen in die Antworten der KI aufzubauen
Beispiel für eine Quellenangabe aus hochgeladenen Dateien in einer KI-Antwort
Für weitere Details darüber, wie die KI Hochgeladene Dateien in ihren Antworten referenziert und nutzt, siehe Knowledge Base Retrieval.

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Bestehende Dokumente verwalten

Sobald Dokumente hochgeladen sind, haben Sie mehrere Verwaltungsoptionen:

Dokumente umbenennen

  1. Klicken Sie auf das “Optionen”-Symbol neben dem Dokument
  2. Wählen Sie “Dokument umbenennen”
  3. Geben Sie den neuen Namen im Popup-Dialog ein
  4. Bestätigen Sie die Änderung
Eine hochgeladene Datei umbenennen
Verwenden Sie klare, beschreibende Namen, um Teammitgliedern zu helfen, Dokumentinhalte auf einen Blick zu verstehen.
  1. Klicken Sie auf das “Optionen”-Symbol neben dem Dokument
  2. Wählen Sie “Dokument löschen”
  3. Bestätigen Sie das Löschen in der Eingabeaufforderung
Eine hochgeladene Datei löschen
Das Löschen von Dokumenten ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf ein Backup haben.

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Best Practices

Befolgen Sie diese Richtlinien, um Ihre hochgeladenen Dateien effektiv zu pflegen:

Halten Sie es relevant

Fügen Sie nur Dokumente hinzu, die direkt mit dem Zweck des Spaces zusammenhängen. Dies hilft der KI, genauere und fokussiertere Antworten zu geben.

Regelmäßig aktualisieren

Ersetzen Sie veraltete Dokumente durch aktuelle Versionen, um sicherzustellen, dass Ihr KI-Assistent immer mit den neuesten Informationen arbeitet.

Durchdacht organisieren

Verwenden Sie klare Namenskonventionen und entfernen Sie doppelte oder redundante Dokumente, um eine saubere, effiziente Sammlung von Dateien zu erhalten.

Größe überwachen

Große Dateien können mehr Zeit in Anspruch nehmen um verarbeitet zu werden und dadurch die Leistung beeinträchtigen.

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Tipps für den Erfolg

Dokumentenqualität zählt

  • Verwenden Sie hochwertige, gut formatierte Dokumente
  • Stellen Sie sicher, dass der Text klar und lesbar ist
  • Überprüfen Sie auf ordnungsgemäße Textformatierung und Layout
  • Überprüfen Sie die Dokumentengenauigkeit vor dem Hochladen
  • Priorisieren Sie verlässliche Quellen
  • Fügen Sie Dokumente hinzu, die die Ziele des Spaces direkt unterstützen
  • Entfernen Sie veraltete oder überholte Dokumente
  • Koordinieren Sie sich mit anderen Space-Admins
  • Kommunizieren Sie Dokumentaktualisierungen an Teammitglieder
  • Etablieren Sie klare Richtlinien für das Dokumentenmanagement
  • Regelmäßige Überprüfung und Bereinigung der hochgeladenen Dateien

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Häufige Fragen

Die Funktion für Hochgeladene Dateien unterstützt PDFs, gängige Office-Formate (Word, PowerPoint, OpenDocument Text-/Präsentationsformate), reine Textdateien (TXT, JSON, Markdown, CSV, SVG) und Bilder (PNG, JPEG, WebP, HEIC/HEIF, AVIF, BMP, GIF, ICO, SVG und TIFF).
Nein, es gibt keine Größenbeschränkungen für einzelne Dateien oder die Gesamtgröße Ihrer hochgeladenen Dateien. Größere Dokumente erfordern jedoch mehr Verarbeitungszeit, wenn sie vom KI-Assistenten analysiert werden.
Alle Mitglieder des Spaces können die Namen der hochgeladenen Dateien sehen. Laden Sie nur Dokumente in einen Space hoch, auf die alle Mitglieder Zugriff haben sollen.

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Nächste Schritte

Nachdem Sie nun verstehen, wie Sie Ihre hochgeladenen Dateien verwalten, möchten Sie vielleicht Folgendes erkunden: