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Spaces sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit im Team und den Wissensaustausch zu erleichtern. Indem Sie einen Space mit Kollegen teilen, schaffen Sie eine zentralisierte KI-Umgebung, in der Teammitglieder zusammenarbeiten und denselben spezialisierten sowie die gemeinsame nutzen können.

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Zusammenarbeit im Team freischalten

Das Teilen eines Spaces verwandelt ihn von einem persönlichen Werkzeug in ein leistungsstarkes Team-Asset. Warum teilen?
  • Einheitliches Wissen: Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Team Antworten aus derselben “Source of Truth” (Ihrer Knowledge Base) erhalten.
  • Konsistente Anleitung: Geben Sie Ihrem gesamten Team Zugriff auf einen KI-Assistenten, der denselben Anweisungen und demselben Tonfall folgt.
  • Schnelleres Onboarding: Neue Teammitglieder können sofort auf das kollektive Wissen und die Tools zugreifen, die sie benötigen.

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Space-Rollen verstehen

Bevor Sie einen Space teilen, ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Rollen zu verstehen:
  • Volle Kontrolle über Space-Einstellungen
  • Kann Mitglieder hinzufügen/entfernen
  • Kann Space-Details und Instruktionen ändern
  • Kann die Knowledge Base verwalten
  • Kann Admin-Zugriff gewähren/widerrufen
Wenn Sie einen Space erstellen, werden Sie automatisch dessen Admin. Wählen Sie sorgfältig aus, wem Sie Admin-Rechte gewähren, da Admins die volle Kontrolle über den Space haben.

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Space-Mitglieder verwalten

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Mitgliederliste anzeigen

1

Space-Einstellungen öffnen

Öffnen Sie die Space-Einstellungen entweder über:
  • Das Zahnrad-Symbol im Space-Header
  • Den Button “Space-Einstellungen” in der Space-Details-Seitenleiste
2

Zum Reiter Mitglieder navigieren

Klicken Sie auf den Reiter “Mitglieder” in den Space-Einstellungen, um Space-Mitglieder anzuzeigen und zu verwalten.
Mitglieder-Reiter in den Space-Einstellungen

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Neue Mitglieder hinzufügen

1

Dialog 'Mitglieder hinzufügen' öffnen

Klicken Sie im Reiter “Mitglieder” auf den Button “Mitglieder hinzufügen”, um den Dialog “Mitglieder zum Space hinzufügen” zu öffnen.
Button 'Mitglieder zum Space hinzufügen'
2

Nach Benutzern suchen

Verwenden Sie das Suchfeld, um Kollegen anhand ihres Namens oder ihrer E-Mail-Adresse zu finden.
Suche 'Mitglieder zum Space hinzufügen'
Sie können nur Benutzer hinzufügen, die Teil der Omnifact-Instanz Ihrer Organisation sind.
3

Benutzer auswählen

Klicken Sie neben jedem Benutzer, den Sie zum Space hinzufügen möchten, auf den Button “Hinzufügen”.
4

Hinzufügen bestätigen

Neue Mitglieder erhalten sofort Zugriff auf den Space als reguläre Mitglieder (Nicht-Admins).

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Mitgliederrollen verwalten

Um die Rolle eines Mitglieds zu ändern oder es aus dem Space zu entfernen:
1

Mitglied finden

Finden Sie das Mitglied in der Mitgliederliste im Tab “Mitglieder”.
2

Optionsmenü aufrufen

Klicken Sie auf das Menü “Mehr Optionen” (drei Punkte) neben dem Namen des Mitglieds.
Menü 'Mehr Optionen'
3

Aktion auswählen

Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen:
  • “Admin-Zugriff gewähren” - Befördert Mitglied zur Admin-Rolle
  • “Admin-Zugriff widerrufen” - Entfernt Admin-Rechte
  • “Aus Space entfernen” - Entfernt den Zugriff des Mitglieds auf den Space
Wenn Sie ein Mitglied entfernen, verliert es sofort den Zugriff auf den Space, aber seine vergangenen Beiträge zum Space bleiben erhalten (Space-Instruktionen, Knowledge Base usw.).

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Anwendungsfälle für geteilte Spaces

Geteilte Spaces sind besonders wertvoll für:
Erstellen Sie einen dedizierten Space für Projektteammitglieder, um:
  • Über die Knowledge Base auf Projektdokumentation zuzugreifen
  • Konsistente KI-Unterstützung für projektbezogene Fragen zu erhalten
  • Die Ausrichtung auf Projektziele und Anforderungen aufrechtzuerhalten
Richten Sie abteilungsspezifische Spaces ein, um:
  • Best Practices und Standardverfahren zu teilen
  • Spezialisierte KI-Unterstützung für abteilungsspezifische Aufgaben bereitzustellen
  • Ein zentrales Repository für Abteilungsdokumentation zu pflegen
Fördern Sie die Zusammenarbeit über Teams hinweg mit Spaces, die:
  • Wissenslücken zwischen verschiedenen Funktionen schließen
  • Allen Stakeholdern konsistente Informationen bieten
  • Ein gemeinsames Verständnis für funktionsübergreifende Initiativen schaffen
Erstellen Sie einen Onboarding-Space, um neuen Mitarbeitern zu helfen, sich schnell einzuarbeiten:
  • Laden Sie Firmenhandbücher, Richtlinien und Verfahren in die Knowledge Base hoch
  • Geben Sie sofortige Antworten auf häufige Fragen neuer Mitarbeiter
  • Teilen Sie Informationen zur Organisationsstruktur und zum Team
  • Führen Sie neue Mitarbeiter durch Standard-Onboarding-Prozesse
  • Sorgen Sie für ein konsistentes Onboarding-Erlebnis in der gesamten Organisation

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Best Practices für geteilte Spaces

Klarer Zweck

Definieren und kommunizieren Sie den Zweck des Spaces klar an alle Mitglieder, um eine effektive Nutzung sicherzustellen.

Regelmäßige Wartung

Überprüfen Sie regelmäßig den Mitgliederzugriff und entfernen Sie diejenigen, die ihn nicht mehr benötigen.

Wissensmanagement

Halten Sie die Knowledge Base organisiert und aktuell, um den Wert für alle Mitglieder zu maximieren.

Rollenzuweisung

Seien Sie wählerisch bei Admin-Rechten und gewähren Sie diese nur denjenigen, die den Space verwalten müssen.

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Häufige Fragen

Jedes Mitglied kann nur seine eigenen Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten sehen. Unterhaltungen sind privat und für andere Mitglieder des Spaces nicht sichtbar.
Spaces haben keinen einzelnen Inhaber – stattdessen können sie mehrere Admins haben. Jeder Admin kann den Space gleichermaßen verwalten, einschließlich des Hinzufügens oder Entfernens anderer Admins.
Entfernte Mitglieder verlieren sofort den Zugriff auf den Space, aber ihre vergangenen Unterhaltungen bleiben in ihrem eigenen Space-Verlauf erhalten, sodass bei Bedarf später darauf zugegriffen werden kann.
Die Anzahl der Mitglieder, die Sie zu einem Space hinzufügen können, hängt vom Omnifact-Plan Ihrer Organisation ab. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, wenn Sie Ihre Limits bestätigen müssen.

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Nächste Schritte

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Spaces mit Kollegen teilen, möchten Sie vielleicht Folgendes erkunden: