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Knowledge Base ist eine leistungsstarke Fähigkeit, die es dem innerhalb eines ermöglicht, auf Dokumente Ihrer Organisation zuzugreifen und diese zu nutzen, wenn er auf Ihre Fragen antwortet. Diese Funktion verwandelt generische KI-Antworten in kontextbezogene, organisationsspezifische Antworten, die auf Ihren proprietären Informationen basieren.
Illustration des Knowledge Base Retrieval Prozesses

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Was ist eine Knowledge Base?

Eine Knowledge Base in Omnifact ist eine kuratierte Sammlung von Dokumenten, die für den KI-Assistenten eines Spaces zugänglich sind. Sie dient als spezialisierte Wissensgrundlage für jeden Space und bietet:

Dokumenten-Repository

Ein sicherer Speicherort für wichtige Dateien, die für den Zweck oder Themenbereich des Spaces relevant sind.

Kontextuelle Intelligenz

Quellmaterial, das die Fähigkeit des KI-Assistenten verbessert, relevante, genaue und organisationsspezifische Informationen bereitzustellen.

Proprietäres Wissen

Eine Möglichkeit, Ihre internen Dokumente zu nutzen, die allgemeinen KI-Systemen nicht zur Verfügung stehen.

Gemeinsame Referenz

Eine gemeinsame Informationsquelle, von der alle Space-Mitglieder durch den KI-Assistenten profitieren können.

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Vorteile von Knowledge Base Retrieval

Fachspezifische Expertise

Knowledge Base Retrieval ermöglicht es dem KI-Assistenten, spezialisierte Expertise in Ihrem einzigartigen Bereich zu entwickeln. Durch den Zugriff auf die Dokumente Ihrer Organisation kann die KI:
  • Ihre spezifische Terminologie, Produkte, Dienstleistungen und Prozesse verstehen
  • Interne Richtlinien, Vorschriften und Best Practices referenzieren
  • Antworten liefern, die den einzigartigen Ansatz und die Perspektiven Ihrer Organisation widerspiegeln
  • Einblicke basierend auf unternehmensspezifischen Daten und Berichten liefern
Die Knowledge Base stellt sicher, dass jeder konsistente, genaue Informationen erhält:
  • Zentralisierter Zugriff auf wichtige Dokumente durch Fragen in
  • Konsistente Antworten im gesamten Unternehmen basierend auf denselben Quellenmaterialien
  • Schnelles von Informationen, die sonst in Ordnern oder Laufwerken vergraben wären
  • Reduzierung der Zeit, die mit der Suche nach Informationen über mehrere Quellen hinweg verbracht wird
Knowledge Base Retrieval bietet sicheren Zugriff auf sensible Informationen:
  • Proprietäre Dokumente verbleiben in Ihrer sicheren Umgebung
  • Der schützt sensible Informationen automatisch während der Verarbeitung
  • Der Informationszugriff respektiert die Berechtigungen der Space-Mitgliedschaft
  • Ihre vertraulichen Daten werden nützlich, ohne extern offengelegt zu werden

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Wie Knowledge Base Retrieval funktioniert

Wenn Sie in einem Space mit einer Knowledge Base eine Frage stellen, verarbeitet der KI-Assistent Ihre intelligent und nutzt relevante Dokumente, um seine zu formulieren.
1

Anfrageanalyse

Wenn Sie eine Frage stellen, analysiert der KI-Assistent, was Sie fragen, um festzustellen, ob Dokumente der Knowledge Base relevante Informationen enthalten könnten.
2

Dokumentenabruf

Falls relevant, durchsucht das System die Knowledge Base, um Dokumente zu finden, die Informationen enthalten, die bei der Beantwortung Ihrer Frage helfen könnten.
3

Datenschutz

Vor der Verarbeitung erkennt und maskiert der Privacy Filter automatisch alle sensiblen Informationen in den abgerufenen Dokumenten. Wenn der Privacy Filter aktiviert ist, wird auch das Senden von Bildern an KI-Modelle, die nicht innerhalb der EU gehostet werden, eingeschränkt.
4

Informationsverarbeitung

Der KI-Assistent liest und versteht die relevanten Abschnitte aus den Dokumenten und extrahiert die Informationen, die zur Beantwortung Ihrer Frage benötigt werden.
5

Antwortgenerierung

Unter Verwendung sowohl seines allgemeinen Wissens als auch der spezifischen Informationen aus Ihrer Knowledge Base erstellt die KI eine umfassende, kontextbezogene Antwort.
Knowledge Base Retrieval funktioniert am besten mit klar strukturierten Dokumenten und spezifischen Fragen. Für optimale Ergebnisse stellen Sie direkte Fragen zu Informationen, die wahrscheinlich in Ihren Dokumenten enthalten sind.

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Wie man Knowledge Base Antworten erkennt

Wenn Ihr KI-Assistent Ihre Knowledge Base nutzt, um Fragen zu beantworten, sieht das Erlebnis deutlich anders aus als bei regulären KI-Antworten. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

Fortschrittsanzeige

Während des Abrufs zeigt eine Fortschrittsanzeige oben im Antwortbereich des Assistenten Statusaktualisierungen in Echtzeit an, wie z. B. “Anfrage verstehen” und “Dokumente aus Knowledge Base abrufen”.

Abruf abgeschlossen

Wenn der Abruf abgeschlossen ist, zeigt die Fortschrittsanzeige ein ausgefülltes Symbol mit einer Nachricht an, die angibt, wie viele Dokumente gefunden wurden, z. B. “3 Dokumente aus Knowledge Base abgerufen”.

Mehrere Abrufversuche

Der Assistent kann während einer einzelnen Antwort mehrere Abrufe durchführen, wenn er zusätzliche Informationen benötigt oder wenn die anfänglichen Ergebnisse nicht ausreichend waren, wobei jeder Versuch in der Fortschrittsanzeige angezeigt wird.

Quellenreferenzen

Die KI-Antwort enthält oft spezifische Verweise auf Quelldokumente, die Ihnen helfen zu verstehen, woher die Informationen stammen, und Transparenz über Wissensquellen bieten.
Beispiel für ein Zitat aus der Knowledge Base in einer KI-Antwort

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Effektive Fragen an die Knowledge Base stellen

Um das Beste aus dem Knowledge Base Retrieval herauszuholen, formulieren Sie Ihre Fragen so, dass sie dem KI-Assistenten helfen, die richtigen Informationen zu finden und zu nutzen.
  • Gut: “Was ist unsere Unternehmensrichtlinie zu Remote-Arbeit laut Mitarbeiterhandbuch?”
  • Besser als: “Erzähl mir was über Remote-Arbeit”
Spezifische Fragen helfen der KI, genau zu bestimmen, nach welchen Informationen sie in Ihrer Knowledge Base suchen soll.
  • Gut: “Basierend auf unseren Quartalsberichten, wie hat sich unser Marktanteil 2023 verändert?”
  • Besser als: “Wie läuft es mit unserem Marktanteil?”
Die Erwähnung des Dokumenttyps kann der KI helfen, ihre Suche auf die relevantesten Dateien einzugrenzen.
  • Gut: “Fasse die wichtigsten Ergebnisse unserer letzten Kundenzufriedenheitsumfrage zusammen”
  • Gut: “Was sind die drei Hauptbedenken, die in unseren Projektrisikobewertungsdokumenten genannt werden?”
Der KI-Assistent kann große Dokumente verarbeiten und die wichtigsten Punkte extrahieren.
  • Gut: “Vergleiche unsere aktuelle Marketingstrategie mit dem Ansatz, der im Plan vom letzten Jahr skizziert wurde”
  • Gut: “Was ist der Unterschied zwischen unseren Compliance-Anforderungen von 2022 und 2023?”
Die KI kann Ähnlichkeiten und Unterschiede über Dokumente in Ihrer Knowledge Base hinweg identifizieren.

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Häufige Fragen

Nein, Knowledge Bases sind optional. Spaces können effektiv ohne Knowledge Bases für allgemeine themenbezogene Diskussionen funktionieren. Ein Space mit gut formulierten Space-Instruktionen, aber ohne Knowledge Base, bietet immer noch einen spezialisierten KI-Assistenten, nur ohne Zugriff auf die Dokumente Ihrer Organisation.
Der KI-Assistent kann gängige Dokumentformate verarbeiten, darunter PDFs, Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, OpenDocument-Text-/Präsentationsformate, reine Textdateien (TXT, JSON, Markdown, CSV, SVG) und Bilder (PNG, JPEG, WebP, HEIC/HEIF, AVIF, BMP, GIF, ICO, SVG und TIFF). Das System extrahiert und indiziert den Textinhalt aus Dokumenten und analysiert visuelle Inhalte aus Bildern, um sie durchsuchbar zu machen.
Der KI-Assistent greift zum Zeitpunkt Ihrer Anfrage auf die aktuelle Version der Dokumente in Ihrer Knowledge Base zu. Wenn Sie Dokumente in der Knowledge Base aktualisieren, verwendet die KI die neuen Informationen in nachfolgenden Unterhaltungen.
Ja, Sie können die KI explizit anweisen, sich auf Ihre Knowledge Base zu konzentrieren, indem Sie Ihre Frage so formulieren: “Basierend nur auf unseren Knowledge-Base-Dokumenten, was ist unsere Richtlinie zu…” oder “Bezogen speziell auf unsere internen Dokumente, wie machen wir…”

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Best Practices

Kuratieren Sie Ihre Knowledge Base

Halten Sie Ihre Knowledge Base fokussiert und relevant. Fügen Sie nur Dokumente hinzu, die direkt mit dem Zweck des Spaces zusammenhängen, um die Genauigkeit des KI-Abrufs zu verbessern.

Regelmäßig aktualisieren

Pflegen Sie aktuelle Versionen von Dokumenten in Ihrer Knowledge Base, um sicherzustellen, dass Ihr KI-Assistent immer mit den neuesten verfügbaren Informationen arbeitet.

Verwenden Sie klare Dokumentnamen

Benennen Sie Ihre Knowledge-Base-Dokumente klar und beschreibend, um bei der Organisation zu helfen und Referenzen in KI-Antworten aussagekräftiger zu machen.

Testen Sie verschiedene Fragetypen

Experimentieren Sie mit verschiedenen Frageformaten, um herauszufinden, was am besten funktioniert, um spezifische Arten von Informationen aus Ihrer Knowledge Base abzurufen.

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Wissen zu einem Space hinzufügen

Um Knowledge Base Retrieval in Ihrer Arbeit zu nutzen, benötigen Sie einen Space, dessen Knowledge Base Dokumente hinzugefügt wurden. Hier ist, was Sie wissen müssen:
  • Bestehende Spaces nutzen: Der einfachste Weg, von Knowledge Base Retrieval zu profitieren, ist die Nutzung von Spaces, die Kollegen in Ihrer Organisation bereits erstellt und mit Ihnen geteilt haben.
  • Team-Spaces beitreten: Viele Organisationen erstellen spezialisierte Spaces mit umfangreichen Knowledge Bases für verschiedene Abteilungen oder Projekte.
  • Admin-Berechtigungen erforderlich: Wenn Sie Ihre eigene Knowledge Base aufbauen möchten, beachten Sie, dass nur Space-Admins Dokumente hinzufügen oder verwalten können.
  • Ihr eigener Space: Wenn Sie einen Space erstellen, werden Sie automatisch dessen Admin.
  • Einfacher Dokumenten-Upload: Das Hinzufügen von Dokumenten ist so einfach wie das Hochladen von Dateien über die Space-Einstellungen.
Für einen detaillierteren Blick darauf, wie Sie Dokumente in der Knowledge Base eines Spaces hinzufügen und verwalten, lesen Sie unsere Seite über Knowledge Bases verwalten.

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Nächste Schritte

Nachdem Sie nun Knowledge Base Retrieval verstehen, möchten Sie vielleicht Folgendes erkunden: