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Documentation Index

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Der Ihres kann auf mehr als nur Hochgeladene Dateien zugreifen. Mit Verbundenen Quellen können Sie Ordner aus Google Drive, OneDrive oder SharePoint direkt mit einem Space verknüpfen. Omnifact indiziert die Inhalte automatisch und hält sie auf dem neuesten Stand, ohne dass manuelle Uploads erforderlich sind. Ihre Originaldateien verbleiben sicher in ihrem ursprünglichen System. Omnifact indiziert sie lediglich für die Suche und den , kopiert oder verschiebt Ihre Daten jedoch niemals.
Verbundene Quellen erfordern, dass ein Administrator Ihrer Organisation zunächst die entsprechenden Cloud-Speicher-Integrationen aktiviert. Anweisungen zur Einrichtung finden Sie unter Integrationen.

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Wie es funktioniert

Wenn Sie eine Cloud-Quelle mit einem Space verbinden, führt Omnifact Folgendes aus:
  1. Authentifizierung bei Ihrem Cloud-Speicheranbieter über eine sichere Verbindung.
  2. Indizierung der Dateien in Ihren ausgewählten Ordnern, um sie für den KI-Assistenten durchsuchbar zu machen.
  3. Synchronisierung der Inhalte, indem Änderungen, neue Dateien und Löschungen im Hintergrund automatisch erkannt werden.
  4. Quellenangaben, wenn der KI-Assistent Informationen aus einer verbundenen Quelle verwendet, wobei der Dateiname, der Anbieter und ein direkter Link zum Original angezeigt werden.
Verbundene Quellen und Hochgeladene Dateien arbeiten nahtlos zusammen. Ein einzelner Space kann sowohl manuell hochgeladene Dokumente als auch live synchronisierte Cloud-Speicher-Ordner enthalten, die seinen KI-Assistenten speisen.
Space-Einstellungen mit dem KNOWLEDGE-Bereich, den Hochgeladenen Dateien und verbundene Quellen zeigt

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Eine Quelle verbinden

Sie benötigen Space-Admin-Berechtigungen, um Quellen zu verbinden. Wenn die Rolle Knowledge Base Manager für Ihre Organisation aktiviert ist, benötigen Sie auch diese Rolle.
1

Space-Einstellungen öffnen

Klicken Sie auf das Einstellungssymbol in der Kopfzeile Ihres Spaces und navigieren Sie dann zu Verbundene Quellen unter dem Bereich KNOWLEDGE.
Leerer Zustand der verbundenen Quellen mit der Schaltfläche 'Quelle verbinden'
2

Eine Datenquelle auswählen

Klicken Sie auf Quelle verbinden. Ein modales Fenster mit den verfügbaren Cloud-Speicheranbietern wird angezeigt: Google Drive, OneDrive, OneDrive Business und SharePoint. Wählen Sie Ihren Anbieter aus und klicken Sie auf Zugriff gewähren.
Modales Fenster 'Datenquelle auswählen' mit Anbieterkarten
Wenn Sie diesen Anbieter bereits über Ihre Kontoverbindungen autorisiert haben, zeigt die Schaltfläche stattdessen Verbinden an.
3

Zugriff autorisieren

Sie werden zu Ihrem Cloud-Speicheranbieter weitergeleitet, um sich anzumelden und Omnifact die Berechtigung zum Zugriff auf Ihre Dateien zu erteilen. Nach der Autorisierung werden Sie automatisch zu Omnifact zurückgeleitet.
4

Ordner auswählen

Die Dateiauswahl Ihres Anbieters wird geöffnet. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie in diesem Space indizieren möchten. Sie können einen oder mehrere Ordner gleichzeitig auswählen.
5

Indizierung überwachen

Nach der Verbindung erscheint Ihre Quelle auf der Seite “Verbundene Quellen” mit einer Statusanzeige. Die anfängliche Indizierung kann je nach Anzahl der Dateien einige Minuten dauern.
Verwaltungsliste der verbundenen Quellen, die eine Verbindung mit dem Status 'Dateien werden verarbeitet' zeigt

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Verbundene Quellen verwalten

Sobald Sie eine oder mehrere Quellen verbunden haben, zeigt die Seite “Verbundene Quellen” eine Karte für jede Verbindung an.
Verwaltungsliste der verbundenen Quellen mit mehreren Verbindungen
Jede Karte zeigt den Anbieter, die ausgewählten Ordner, das Teammitglied, das sie verbunden hat, die Anzahl der indizierten Dateien, die Zeit der letzten Indizierung und den aktuellen Status an.

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Statusanzeigen

StatusBedeutung
BereitDie Indizierung ist abgeschlossen und die Verbindung ist intakt. Die Inhalte stehen dem KI-Assistenten zur Verfügung.
Dateien werden verarbeitetDie Indizierung ist im Gange. Dies wird während der Ersteinrichtung und nach Erkennung von Inhaltsänderungen angezeigt.
Erneute Authentifizierung erforderlichDie Verbindung zu Ihrem Cloud-Speicher ist abgelaufen. Das Teammitglied, das die Verbindung eingerichtet hat, muss diese erneut autorisieren.
Wenn eine Verbindung Erneute Authentifizierung erforderlich anzeigt, kann nur das Teammitglied, das die Quelle ursprünglich verbunden hat, diese wiederherstellen. Ein Space-Admin kann die Quelle auch trennen und mit seinen eigenen Anmeldedaten neu verbinden.

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Indizierte Dateien anzeigen

Klicken Sie auf die Ordner-Tags auf einer Verbindungskarte, um die vollständige Liste der indizierten Dateien anzuzeigen. Die Detailansicht zeigt Dateien, die erfolgreich verarbeitet wurden und dem KI-Assistenten zur Verfügung stehen, sowie Dateien, die nicht verarbeitet werden konnten.
Nicht unterstützte Formate (wie Video- oder Audiodateien), passwortgeschützte Dokumente oder Dateien, die die Größenbeschränkungen überschreiten, werden unter “Nicht indizierte Dateien” aufgeführt.

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Eine Quelle trennen

Um eine verbundene Quelle zu entfernen, klicken Sie auf das Optionen-Symbol (⋮) auf der Verbindungskarte, wählen Sie Trennen und bestätigen Sie die Aktion.
Das Trennen einer Quelle entfernt dauerhaft alle indizierten Inhalte dieser Quelle in diesem Space. Ihre Originaldateien im Cloud-Speicherdienst sind davon nicht betroffen.

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Quellenangaben im Chat

Wenn der KI-Assistent Informationen aus einer verbundenen Quelle verwendet, zeigt die Quellenangabe im Quellen-Panel den Dateinamen, das Anbietersymbol und einen direkten Link zur Originaldatei in Ihrem Cloud-Speicher an. Ein Klick auf den Link öffnet die Originaldatei bei Ihrem Cloud-Speicheranbieter.

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Unterstützte Dateitypen

Verbundene Quellen unterstützen dieselben Dateitypen wie manuelle Uploads:
  • Dokumente: PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), OpenDocument (.odt, .odp)
  • Klartext: TXT, JSON, Markdown, CSV
  • Bilder: PNG, JPEG, WebP und andere gängige Formate
  • Google-native Dateien: Google Docs, Sheets und Slides werden für die Indizierung automatisch konvertiert

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Datenschutz & Sicherheit

Verbundene Quellen wurden mit Datenschutz als Kernprinzip entwickelt:
  • Space-spezifische Verbindungen: Jeder Space hat seine eigenen Verbindungen. Das Verbinden einer Quelle mit einem Space macht sie nicht in anderen verfügbar.
  • Eigentümer-Zuordnung: Jede Verbindung ist mit dem Teammitglied verknüpft, das sie autorisiert hat.
  • Admin-gesteuert: Administratoren der Organisation steuern über die Integrationen-Einstellungen, welche Cloud-Speicheranbieter verfügbar sind.

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Häufig gestellte Fragen

Verbundene Quellen unterstützen derzeit Google Drive, OneDrive, OneDrive Business und SharePoint. Weitere Integrationen sind für zukünftige Versionen geplant.
Omnifact prüft im Hintergrund automatisch auf Änderungen und indiziert aktualisierte Inhalte neu. Sie müssen keine manuelle Synchronisierung anstoßen.
Ja. Mehrere Space-Admins können jeweils ihre eigenen Cloud-Speicherkonten verbinden. Jede Verbindung wird der Person zugeordnet, die sie eingerichtet hat.
Beim nächsten Synchronisierungszyklus erkennt Omnifact die Löschung und entfernt die indizierten Inhalte aus dem Space.
Dateien aus verbundenen Quellen werden nicht auf das Seitenkontingent Ihrer Organisation angerechnet. Nur manuell Hochgeladene Dateien zählen zu den Kontingentgrenzen.
Ihre Organisation erfordert möglicherweise die Zustimmung eines Microsoft-Administrators, bevor Benutzer SharePoint oder OneDrive verbinden können. Weitere Details finden Sie in unserem Leitfaden zur Microsoft Admin-Zustimmung.

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Nächste Schritte

Integrationen einrichten

Aktivieren Sie Cloud-Speicheranbieter für Ihre Organisation

Hochgeladene Dateien verwalten

Erfahren Sie, wie Sie Dateien direkt in einen Space hochladen