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Documentation Index

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Bauen Sie Ihr Team auf

Der Bereich Benutzer ist Ihre Kommandozentrale für das Team-Management. Laden Sie Kollegen ein, weisen Sie Rollen zu und stellen Sie sicher, dass jeder den Zugriff hat, den er benötigt, um mit Omnifact erfolgreich zu sein. Die Verwaltung Ihrer Teamgröße hat direkte Auswirkungen auf Ihre Abrechnung. Weitere Details zu den Kosten finden Sie unter Abrechnung & Nutzung.
Das Benutzerverwaltungs-Dashboard mit einer Liste der Teammitglieder, ihren Rollen und Status.

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Die Benutzerliste verstehen

Der Hauptteil dieser Seite ist die Benutzerliste, die Ihnen einen schnellen Überblick über Ihr Team gibt.
  • Vollständiger Name: Der volle Name des Benutzers.
  • E-Mail: Die mit dem Benutzerkonto verknüpfte E-Mail-Adresse.
  • Rolle: Die Berechtigungsstufe des Benutzers innerhalb der Organisation (Besitzer, Admin oder Mitglied).
  • Status: Der aktuelle Status des Benutzerkontos (z. B. Aktiv, Deaktiviert, Eingeladen).
Sie können die Suchleiste “Benutzer suchen” oben verwenden, um schnell einen bestimmten Benutzer nach Name oder E-Mail zu finden. Unten sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer gesamten Teamgröße.

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Benutzer-Status

Wenn Sie die Benutzerliste betrachten, sehen Sie verschiedene Kontostatus:
  • Aktiv: Der Benutzer hat sein Konto vollständig eingerichtet und kann sich anmelden.
  • Eingeladen: Eine Einladungs-E-Mail wurde gesendet, aber der Benutzer hat sie noch nicht angenommen (gilt für Standard-Authentifizierung).
  • Provisioned (Bereitgestellt): Das Benutzerkonto wurde automatisch über SSO oder SCIM erstellt, aber der Benutzer hat sich noch nicht zum ersten Mal angemeldet.
  • Deaktiviert: Der Zugriff des Benutzers wurde gesperrt.

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Neue Benutzer hinzufügen

Sie haben zwei Möglichkeiten, neue Mitglieder zu Ihrem Team hinzuzufügen.

Einen einzelnen Benutzer hinzufügen

Klicken Sie auf den Button “Neuen Benutzer anlegen”, um den Dialog “Benutzer zum Team einladen” zu öffnen.
Das Modal 'Benutzer zum Team einladen' mit Feldern für Name, E-Mail und Rolle.
Geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail des Benutzers ein. Sie können ihm auch die Rolle Admin zuweisen, indem Sie das entsprechende Kästchen aktivieren. Klicken Sie auf “Benutzer einladen”, um die Einladung zu versenden.
Um mehrere Benutzer auf einmal hinzuzufügen, können Sie die CSV-Importfunktion nutzen. (Hinweis: Diese Funktion ist blockiert, wenn die SCIM-Bereitstellung aktiv ist).
  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Button “Neuen Benutzer anlegen”.
  2. Wählen Sie “CSV-Vorlage herunterladen”, um eine korrekt formatierte Datei zu erhalten.
  3. Füllen Sie die Vorlage mit den Benutzerdaten aus (z. B. Vollständiger Name, E-Mail, Rolle). Das System validiert streng Kopfzeilen, Rollen, E-Mails und Duplikate.
  4. Wählen Sie “CSV-Datei importieren” und laden Sie Ihre ausgefüllte Datei hoch.
  5. Vorschau & Dry-Run (Probelauf): Bevor Sie den Import abschließen, sehen Sie eine Probelauf-Vorschau der Änderungen und der voraussichtlichen Auswirkungen auf Ihre Abonnementkosten.

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Bestehende Benutzer verwalten

Für jeden Benutzer in der Liste können Sie auf das ”…” (Mehr Optionen)-Menü rechts klicken, um verschiedene Aktionen durchzuführen.
Das Kontextmenü für einen Benutzer mit Optionen zum Bearbeiten, Deaktivieren oder Zuweisen der Admin-Rolle.
Häufig verfügbare Aktionen in diesem Menü sind:
  • Benutzer bearbeiten: Öffnet den Dialog “Benutzer bearbeiten”, in dem Sie die Details des Benutzers aktualisieren können.
    Das Modal 'Benutzer bearbeiten' mit Feldern für Vorname, Nachname, E-Mail und zugewiesene Rollen.
    Sie können den Vornamen, Nachnamen, die E-Mail ändern und die Rolle Admin zuweisen oder widerrufen. Klicken Sie auf “Benutzer aktualisieren”, um die Änderungen zu speichern.
  • Benutzer deaktivieren: Sperrt den Zugriff des Benutzers auf die Plattform. Der Status ändert sich zu “Deaktiviert”. Dies verhindert, dass sie sich auf der Plattform anmelden können.
  • Admin-Rolle zuweisen: Befördert ein Mitglied zum Admin und gewährt zusätzliche Berechtigungen. Für bestehende Admins heißt diese Option “Admin-Rolle widerrufen”.
  • Einladung erneut senden: Für Benutzer mit dem Status “Eingeladen” sendet dies die Einladungs-E-Mail erneut.
  • Benutzer löschen: Entfernt einen Benutzer dauerhaft aus dem Team. Sie können nur Benutzer löschen, die die Einladung noch nicht angenommen haben.

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Benutzerrollen

Omnifact verwendet ein rollenbasiertes System zur Verwaltung von Berechtigungen. Beachten Sie, dass Rollen normalisiert sind: Ein Besitzer besitzt intrinsisch die Rollen Admin und Mitglied [OWNER, ADMIN, MEMBER], während ein Admin [ADMIN, MEMBER] besitzt.

Besitzer

Die höchste Berechtigungsstufe. Es gibt typischerweise nur einen Besitzer pro Team. Besitzer haben alle Admin-Rechte im Team.

Admin

Admins können Benutzer, Rollen und Team-Einstellungen verwalten. Sie können Benutzer einladen und entfernen sowie die Rollen anderer Mitglieder ändern (außer die des Besitzers).

Mitglied

Die Rolle Mitglied ist die Standard-Berechtigungsstufe für die meisten Benutzer. Sie gewährt vollen Zugriff auf die Kernfunktionen von Omnifact – einschließlich Chat und der Möglichkeit, Spaces zu erstellen und zu nutzen – beschränkt jedoch den Zugriff auf administrative Team-Einstellungen.

Knowledge Base Manager

Eine zusätzliche Organisationsrolle, die orthogonal zur Standardhierarchie steht. Wenn diese aktiviert ist, muss ein Benutzer diese Rolle zusätzlich zu seiner Funktion als Space-Admin besitzen, um Knowledge-Base-Inhalte innerhalb seiner Spaces verwalten zu können.

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Single Sign-On (SSO) & SCIM-Bereitstellung

Single Sign-On (SSO) und SCIM sind exklusive Funktionen, die für Kunden im Enterprise-Plan verfügbar sind.
Omnifact unterstützt Single Sign-On (SSO) über SSO Ready, um den Benutzerzugriff zu optimieren und die Sicherheit für Ihre Organisation zu erhöhen. Mit SSO können sich Ihre Teammitglieder mit ihren bestehenden Unternehmensanmeldedaten einloggen. Für SSO-Benutzer ist die Standard-Passwortverwaltung ausgeblendet und Einladungen werden übersprungen. Um SSO für Ihre Organisation einzurichten, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team unter support@omnifact.ai. Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die Integration mit Ihrem Identitätsanbieter zu konfigurieren. SCIM-Bereitstellung: Neben SSO unterstützt Omnifact SCIM (System for Cross-domain Identity Management) für die automatische Benutzersynchronisierung von Ihrem Identitätsanbieter über unseren dedizierten sso-sync-Service.
  • Automatisierter Lebenszyklus: Benutzer werden basierend auf dem Verzeichnis Ihres Identitätsanbieters automatisch erstellt, aktualisiert und deaktiviert.
  • Einschränkungen: Wenn die SCIM-Synchronisierung aktiv ist, sind manuelle Benutzererstellung, Profilbearbeitung, Rollenänderungen und CSV-Importe in der Omnifact-Oberfläche deaktiviert, um eine einzige Datenquelle (Single Source of Truth) aufrechtzuerhalten.