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Durch die Anbindung von HubSpot CRM an Omnifact über das Model Context Protocol (MCP) greifen Vertrieb, Account-Management, Kundenservice und Marketing direkt im Chat auf aktuelle CRM-Daten zu. Ihr Team kann vor Kundenterminen in Sekunden ein Briefing über Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets abrufen, HubSpot-Postfächer durchsuchen und Gesprächsnotizen oder Deal-Phasen direkt aus der Unterhaltung heraus aktualisieren.

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Ablauf der HubSpot-Einrichtung im Überblick

HubSpot wird als OAuth-basierte MCP-Integration in drei Schritten eingerichtet:

1. Organisations-Admin

Fügt HubSpot einmalig unter Team-Einstellungen > Integrationen > Katalog hinzu und prüft die Zugriffsrichtlinien pro Tool (Immer, Nachfragen oder Deaktiviert).

2. Teammitglieder

Melden sich unter Kontoeinstellungen > Verbindungen mit ihrem persönlichen HubSpot-Konto an, sodass alle HubSpot-Berechtigungen pro Person gewahrt bleiben.

3. Im Chat

Der liest CRM-Einträge bei Bedarf live aus und holt vor dem Anlegen oder Ändern von Datensätzen immer eine interaktive Bestätigung im Chat ein.

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Schritt 1: HubSpot für Ihre Organisation installieren (Admin)

Ein Owner oder Admin Ihrer Organisation richtet die HubSpot-Integration einmalig in den Team-Einstellungen ein.
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Integrationskatalog öffnen

Klicken Sie unten links auf Ihren Benutzer-Avatar, wechseln Sie zu Team-Einstellungen > Integrationen und öffnen Sie den Reiter Katalog.
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HubSpot auswählen

Filtern Sie nach Vertrieb & Service (oder suchen Sie nach HubSpot) und klicken Sie auf der Karte HubSpot auf Hinzufügen (Add).
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Automatische Einrichtung oder eigene HubSpot-OAuth-App wählen

Prüfen Sie im Dialog Integration hinzufügen die Verbindungsübersicht (https://mcp.hubspot.com) und wählen Sie den Authentifizierungsmodus:
  • Automatische Einrichtung (Standard in der Omnifact Cloud): Omnifact stellt eine vorkonfigurierte HubSpot-OAuth-App bereit, sodass Sie HubSpot sofort per Ein-Klick-Anmeldung verbinden können, ohne selbst eine App in HubSpot registrieren zu müssen.
  • Eigene OAuth-App verwenden (Optional oder bei On-Premise): Möchte Ihre Organisation eine eigene registrierte HubSpot-App verwenden, klicken Sie auf Eigene OAuth-App verwenden, hinterlegen Sie die angezeigte Weiterleitungs-URI (https://chat.omnifact.ai/oauth/mcp-callback) in Ihrem HubSpot-Entwicklerkonto und tragen Sie Client-ID sowie Client-Secret ein. Details finden Sie unter Eigenen OAuth-Client registrieren.
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Anmelden und Tools erkennen

Klicken Sie auf Mit HubSpot anmelden (Sign in with HubSpot). Melden Sie sich im Pop-up-Fenster bei HubSpot an, wählen Sie Ihren HubSpot-Account (Portal) aus und bestätigen Sie den Zugriff.Omnifact prüft die Verbindung, liest die verfügbaren HubSpot-Tools aus und öffnet anschließend direkt die Detailseite des HubSpot-Servers unter Team-Einstellungen > Integrationen > Installiert.
Der Reiter Katalog unter Team-Einstellungen > Integrationen mit Kategoriefiltern, Suchfeld und kuratierten Integrationskarten.

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Schritt 2: Zugriffsrichtlinien für Tools prüfen (Admin)

Unmittelbar nach dem Hinzufügen von HubSpot gelangen Sie auf die Verwaltungsseite für die erkannten CRM-Tools. Jedes Tool des HubSpot-MCP-Servers wird mit einer von drei Richtlinien gesteuert:
  • Immer (Always): Sichere Lesezugriffe (etwa das Suchen von Kontakten, Abrufen von Unternehmensdaten, Prüfen von Deal-Pipelines oder Auflisten von Tickets) werden vom Agenten selbstständig ohne Unterbrechung ausgeführt.
  • Nachfragen (Approval): Schreibende Aktionen (wie das Anlegen oder Aktualisieren von Kontakten, Verschieben von Deal-Phasen oder Speichern von Gesprächsnotizen und Aufgaben) pausieren die Ausführung und blenden ein interaktives Freigabebanner im Chat ein.
  • Deaktiviert (Disable): Blendet das Tool vollständig aus, sodass KI-Modelle es weder sehen noch aufrufen können.
Empfohlene Einstellung: Belassen Sie lesende HubSpot-Abfragen auf Immer für schnelle Kunden-Briefings, setzen Sie sämtliche schreibenden Tools auf Nachfragen, damit Benutzer jede CRM-Änderung vor dem Speichern kontrollieren, und stellen Sie nicht benötigte Tools auf Deaktiviert.
Sicherheitsgrenze des Privacy Filters bei MCP-Servern: Tool-Aufrufe an externe MCP-Server (https://mcp.hubspot.com) umgehen den in beiden Richtungen. An HubSpot übergebene Suchparameter (wie echte Kontaktnamen, E-Mail-Adressen oder Deal-IDs) werden unmaskiert gesendet, damit HubSpot den Datensatz findet, und CRM-Antworten fließen ungefiltert in den Chat ein.

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Schritt 3: Persönliches HubSpot-Konto verknüpfen (Alle Benutzer)

Durch die Installation in den Team-Einstellungen wird HubSpot im Workspace bereitgestellt, die Tools sind für einzelne Teammitglieder im Chat jedoch erst aktiv, sobald sie ihr eigenes HubSpot-Konto verbunden haben. Da sich jede Person selbst anmeldet, greift der Agent ausschließlich auf die Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets zu, für die das jeweilige HubSpot-Konto berechtigt ist.
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Verbindungen öffnen

Klicken Sie unten links auf Ihren Benutzer-Avatar, wählen Sie Kontoeinstellungen und öffnen Sie Verbindungen (oder rufen Sie direkt https://chat.omnifact.ai/account/connections auf).
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HubSpot unter MCP-Server verbinden

Scrollen Sie zum Abschnitt MCP-Server, suchen Sie die Karte HubSpot und klicken Sie auf Verbinden.
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HubSpot-Account auswählen und autorisieren

Melden Sie sich im Pop-up-Fenster bei HubSpot an, wählen Sie das HubSpot-Portal Ihres Unternehmens und bestätigen Sie die Berechtigungen. Auf der Karte erscheint anschließend das Badge Verbunden.
Bereich MCP-Server unter Kontoeinstellungen > Verbindungen mit der HubSpot-Karte zum Verknüpfen des persönlichen Kontos.
Automatischer Hinweis im Chat: Wenn ein Teammitglied den Agenten im Chat nach HubSpot-Daten fragt, bevor das eigene Konto verknüpft wurde (oder nachdem die Sitzung abgelaufen ist), weist der Agent direkt im Chat darauf hin, HubSpot unter Kontoeinstellungen > Verbindungen zu verbinden.

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Schritt 4: HubSpot im Chat nutzen & Änderungen freigeben

Sobald Ihr HubSpot-Konto verbunden ist, können Sie in jedem Chat oder direkt in natürlicher Sprache mit Ihren CRM-Daten arbeiten:

Briefing vor einem Kundentermin

„Erstelle mir ein kurzes Briefing für meinen Termin mit der Acme GmbH aus HubSpot: wichtigste Kontakte, offene Deals mit Phase und Betrag, offene Support-Tickets sowie eine Zusammenfassung der letzten drei Notizen oder E-Mails.“

Gesprächsnotizen & Aufgaben protokollieren

„Hier sind meine Stichpunkte aus dem Gespräch mit der Acme GmbH. Speichere sie als Notiz am Deal in HubSpot, lege eine Follow-up-Aufgabe für kommenden Freitag an und setze die Deal-Phase auf Angebot gesendet.“

Pipeline und Deals auswerten

„Zeige mir alle offenen HubSpot-Deals über 20.000 € mit Abschluss in diesem Quartal, gruppiert nach Deal-Phase, und markiere Deals ohne Aktivität in den letzten 14 Tagen.“

Tickets und Postfächer prüfen

„Liste alle offenen HubSpot-Support-Tickets für die Acme GmbH auf und prüfe, ob es offene Konversationen im verbundenen HubSpot-Postfach gibt.“

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Schreibvorgänge im Chat bestätigen

Sobald der Agent ein HubSpot-Tool aufruft, für das die Richtlinie Nachfragen gilt:
  1. Die Antwortgenerierung pausiert und direkt über dem Chat-Eingabefeld erscheint ein interaktives Tool-Freigabebanner.
  2. Sie können die Detailansicht ausklappen, um den genauen Tool-Namen und alle zu übertragenden Felder vorab zu prüfen.
  3. Klicken Sie auf Erlauben, um die Änderung in HubSpot auszuführen, oder auf Ablehnen, um den Vorgang ohne Datenänderung abzubrechen.
Interaktives Tool-Freigabebanner über dem Chat-Eingabefeld mit den Schaltflächen Ablehnen und Erlauben.

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Häufige Fragen & Fehlerbehebung

Warum meldet der Agent, dass er nicht auf HubSpot zugreifen kann?

Prüfen Sie zwei Punkte:
  1. Persönliche Kontoverbindung: Öffnen Sie Kontoeinstellungen > Verbindungen und vergewissern Sie sich, dass bei HubSpot im Bereich MCP-Server der Status Verbunden angezeigt wird. Steht dort Erneute Autorisierung erforderlich, klicken Sie auf Erneut verbinden.
  2. Tool-Richtlinien: Bitten Sie einen Administrator, unter Team-Einstellungen > Integrationen > Installiert > HubSpot zu prüfen, ob die benötigten HubSpot-Tools auf Immer oder Nachfragen (und nicht auf Deaktiviert) gesetzt sind.
Ausschließlich die Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und Kampagnen, für die ihr eigenes HubSpot-Benutzerkonto berechtigt ist. Da sich jede Person individuell per OAuth anmeldet und kein geteilter Admin-Schlüssel verwendet wird, bleiben alle Team- und Eigentümerberechtigungen aus HubSpot unverändert wirksam.
Nein. Anders als bei Verbundenen Quellen für Cloud-Speicher fragt der Agent HubSpot-Einträge über MCP nur genau dann live ab, wenn Ihre Chat-Anfrage dies erfordert. Ihre CRM-Datenbank verbleibt vollständig in HubSpot.
Ein Administrator kann unter Team-Einstellungen > Integrationen > Installiert > HubSpot auf Bearbeiten (Edit) klicken, Eigene OAuth-App verwenden auswählen, die Client-ID und das Client-Secret Ihrer HubSpot-App (mit https://chat.omnifact.ai/oauth/mcp-callback als hinterlegter Weiterleitungs-URI) eintragen und mit Verbinden & speichern bestätigen.

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