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Durch die Anbindung von Microsoft SharePoint an Omnifact kann Ihr Team Handbücher, Unternehmensrichtlinien, Verträge und Projektdokumentationen in natürlicher Sprache abfragen, statt sich durch verschachtelte Ordnerstrukturen zu klicken. Darüber hinaus können Teammitglieder SharePoint-Dateien direkt in jede Chat-Unterhaltung anhängen.

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Ablauf der SharePoint-Einrichtung im Überblick

Die Einrichtung von SharePoint gliedert sich in drei Schritte über die Rollen in Ihrem Workspace hinweg:

1. Organisations-Admin

Aktiviert SharePoint einmalig unter Team-Einstellungen > Integrationen und führt bei Bedarf die einmalige Microsoft Entra ID Admin-Zustimmung durch.

2. Teammitglieder

Verknüpfen ihr persönliches Microsoft-365-Konto unter Kontoeinstellungen > Verbindungen, um SharePoint-Dateien im Chat anzuhängen.

3. Space-Admins

Verbinden ausgewählte SharePoint-Team-Sites und Ordner über Verbundene Quellen mit einem für die automatische Hintergrund-Synchronisierung.

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Schritt 1: SharePoint für Ihre Organisation aktivieren (Admin)

Ein Owner oder Admin Ihrer Organisation schaltet SharePoint einmalig für den gesamten Workspace frei.
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Integrationskatalog öffnen

Klicken Sie unten links auf Ihren Benutzer-Avatar, wählen Sie Team-Einstellungen > Integrationen und wechseln Sie zum Reiter Katalog.
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SharePoint hinzufügen

Suchen Sie unter Dateien & Dokumente (oder über die Suchleiste) nach SharePoint, klicken Sie auf Hinzufügen (Add) und bestätigen Sie den Dialog. SharePoint erscheint nun im Reiter Installiert.
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Microsoft Admin-Zustimmung erteilen (falls durch Entra ID erforderlich)

Viele Microsoft-365-Umgebungen verlangen in Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) die Freigabe durch einen IT-Administrator, bevor Mitarbeitende Drittanbieter-Apps verbinden können.Öffnen Sie SharePoint unter Team-Einstellungen > Integrationen > Installiert und klicken Sie auf Admin-Zustimmung erteilen (Grant admin consent):
  • Wenn Sie globaler Microsoft-Administrator sind: Klicken Sie auf Organisation autorisieren (Authorize Organization), melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Admin-Konto an, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zustimmung im Namen Ihrer Organisation und klicken Sie auf Akzeptieren.
  • Wenn eine andere Person Microsoft Entra ID verwaltet: Klicken Sie im Abschnitt Zugriff anfordern? auf Kopieren, um den Direktlink für die Admin-Zustimmung an Ihren IT-Administrator weiterzuleiten.
Eine bebilderte Anleitung für beide Wege finden Sie unter Microsoft Admin-Zustimmung.
Detailseite der SharePoint-Integration in den Team-Einstellungen mit Anzahl verbundener Benutzer, Hinweisen zur Anmeldung, Button für die Admin-Zustimmung und Entfernen-Aktion.

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Schritt 2: Persönliches Microsoft-365-Konto verbinden (Alle Benutzer)

Sobald SharePoint für die Organisation freigeschaltet ist, verknüpft jedes Teammitglied sein eigenes Microsoft-365-Geschäftskonto. Omnifact fordert ausschließlich Lesezugriff an und verändert, verschiebt oder löscht niemals Dateien in Ihrem SharePoint.
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App-Verbindungen öffnen

Klicken Sie unten links auf Ihren Benutzer-Avatar, wählen Sie Kontoeinstellungen und öffnen Sie Verbindungen (oder rufen Sie direkt https://chat.omnifact.ai/account/connections auf).
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SharePoint-Verbindung starten

Suchen Sie unter Verfügbare Verbindungen (Available Connections) nach SharePoint, klicken Sie auf Verbinden und bestätigen Sie im Dialog mit Weiter zu SharePoint.
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Mit Microsoft 365 anmelden

Melden Sie sich im Pop-up-Fenster mit Ihrem Microsoft-Geschäftskonto an und bestätigen Sie den Lesezugriff. Nach erfolgreicher Autorisierung schließt sich das Fenster und SharePoint wird unter Ihre verbundenen Apps mit dem Status Verbunden angezeigt.
Erscheint bei der Anmeldung die Meldung „Genehmigung eines Administrators erforderlich“? Ihr Microsoft-365-Mandant setzt eine zentrale Freigabe voraus. Folgen Sie dem Leitfaden zur Microsoft Admin-Zustimmung aus Schritt 1, um den Zugriff für Ihr gesamtes Team freizuschalten.

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Schritt 3: SharePoint-Sites und Ordner in einem Space synchronisieren (Space-Admin)

Damit der eines Spaces SharePoint-Dokumentenbibliotheken durchsuchen kann und Änderungen automatisch übernimmt, richten Sie diese als Verbundene Quellen ein.
Sie benötigen Space-Admin-Rechte im jeweiligen Space. Falls Ihre Organisation das Verwalten von Space-Wissen über Gruppenberechtigungen steuert, benötigt Ihre Gruppe zusätzlich die Berechtigung Wissen verwalten.
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Verbundene Quellen im Space öffnen

Öffnen Sie den gewünschten Space, klicken Sie oben in der Kopfzeile auf das Zahnrad-Symbol (Space-Einstellungen) und wählen Sie unter Wissen (Knowledge) den Punkt Verbundene Quellen.
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SharePoint als Datenquelle wählen

Klicken Sie auf Quelle verbinden (bzw. Wissen verbinden), wählen Sie SharePoint aus und klicken Sie auf Verbinden (oder auf Zugriff gewähren, falls Ihr Microsoft-Konto noch nicht verknüpft ist).
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SharePoint-Site auswählen

Öffnen Sie im Dialog Quellbibliothek auswählen (Select a Source Library) das Auswahlfeld Speicherort (Location), suchen und wählen Sie die gewünschte SharePoint-Site (oder Meine Dateien) aus und klicken Sie auf Dateien auswählen.
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Ordner oder Dokumente markieren

Wählen Sie in der eingebetteten SharePoint-Dateiauswahl einen oder mehrere Ordner bzw. einzelne Dokumente aus, die in diesem Space indiziert werden sollen.
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Synchronisierungsvorschau bestätigen

Umfasst Ihre Auswahl mehr als 50 Elemente, zeigt Omnifact vorab eine Synchronisierungsvorschau mit der genauen Anzahl der gefundenen Elemente an. Bestätigen Sie die Auswahl, um die Indizierung im Hintergrund zu starten.
Seite Verbundene Quellen in den Space-Einstellungen mit aktiven Cloud-Verbindungen, Ordner-Tags, Anzahl indizierter Dateien und Status Bereit.
Weitere Ordner oder Sites nachträglich ergänzen: Um den Synchronisierungsumfang später anzupassen, ohne die Verbindung zu trennen, klicken Sie auf der SharePoint-Karte auf Bearbeiten (Edit) und wählen Sie + Weitere hinzufügen, um zusätzliche Ordner einzubinden oder einzelne Ordner aus dem Index zu entfernen.

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Schritt 4: SharePoint-Dateien direkt im Chat anhängen (Alle Benutzer)

Wenn Sie ein einzelnes Dokument aus SharePoint nur für eine bestimmte Unterhaltung analysieren möchten, statt einen ganzen Ordner dauerhaft mit einem Space zu synchronisieren:
  1. Klicken Sie links im Chat-Eingabefeld auf das + (Plus)-Symbol.
  2. Zeigen Sie auf Datei auswählen von und wählen Sie SharePoint.
  3. Wählen Sie im Standort-Dialog die gewünschte SharePoint-Site (oder Meine Dateien), markieren Sie bis zu 10 Dateien (bis zu 100 MB pro Cloud-Datei) und senden Sie Ihren Prompt ab.
Einmalige Momentaufnahme vs. laufende Synchronisierung: Wenn Sie eine SharePoint-Datei im Chat anhängen (oder unter Hochgeladene Dateien > Durchsuchen auswählen), importiert Omnifact eine einmalige statische Kopie. Wenn neue, geänderte und gelöschte Dateien alle 5 Minuten automatisch synchronisiert werden sollen, nutzen Sie stattdessen Verbundene Quellen (Schritt 3). Einen vollständigen Vergleich finden Sie unter Chat-Anhänge vs. Hochgeladene Dateien.

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Berechtigungen, unterstützte Dateiformate & Datenschutz

Wer kann in einem Space synchronisierte SharePoint-Dokumente sehen?

Jedes Mitglied des jeweiligen Spaces kann die dort synchronisierten SharePoint-Dokumente abfragen und die zugehörigen Quellenangaben öffnen. Da Omnifact den Zugriff im Space über die Space-Mitgliedschaft steuert und keine individuellen SharePoint-Einzeldateiberechtigungen übernimmt, sollten Sie nur Ordner synchronisieren, die für alle Mitglieder dieses Spaces bestimmt sind. Für vertrauliche Bibliotheken (etwa Personal- oder Rechtsdokumente) legen Sie einfach einen eigenen Space an und teilen diesen gezielt mit der passenden Gruppe oder ausgewählten Personen.
  • Verbundene Quellen in Spaces: Unterstützt PDF, Word (.doc, .docx), PowerPoint (.ppt, .pptx), OpenDocument (.odt, .odp) sowie Textdateien (.txt, .md, .csv, .json) bis zu 500 MB pro Datei. Über Verbundene Quellen synchronisierte Dateien werden nicht auf das manuelle Upload-Kontingent von 5.000 Seiten angerechnet.
  • Umgang mit Excel-Arbeitsmappen (.xlsx): Excel-Dateien werden in Verbundenen Quellen nicht direkt indiziert. Exportieren Sie relevante Tabellenblätter als .csv für den Space-Index oder hängen Sie die .xlsx-Datei bei aktivierter Dokumenterstellung direkt im Chat an, damit der Agent sie mit Python auswerten kann.
Ihre Originaldateien verbleiben in Ihrem Microsoft-365-SharePoint-Mandanten. Omnifact speichert lediglich die indizierten Textabschnitte in Deutschland (EU), verarbeitet abgerufene Textpassagen vor der Weitergabe an KI-Modelle über den und löscht indizierte Inhalte automatisch, sobald eine Datei in SharePoint entfernt oder die Quelle getrennt wird. Weitere Details finden Sie unter Datenresidenz, Aufbewahrung & Compliance.
Microsoft-OAuth-Tokens können nach einiger Zeit oder nach einer Passwortänderung ablaufen. Zeigt eine Karte unter Verbundene Quellen den Status Erneute Authentifizierung erforderlich, kann das Teammitglied, das die Verbindung ursprünglich eingerichtet hat, direkt auf Erneut verbinden klicken (oder die Verbindung unter Kontoeinstellungen > Verbindungen erneuern). Alternativ kann jeder Space-Admin die Quelle trennen und mit dem eigenen Microsoft-365-Konto neu einrichten.

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Verwandte Ressourcen

Verbundene Quellen

Erfahren Sie im Detail, wie Ordner-Synchronisierung, Statusanzeigen und Quellenangaben in Spaces funktionieren.

Microsoft Admin-Zustimmung

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die mandantenweite Freigabe in Microsoft Entra ID.

Integrationen verwalten

Workspace-Integrationen und verbundene Quellen in den Team-Einstellungen steuern.

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HubSpot CRM über MCP mit persönlicher Anmeldung und Tool-Freigaben anbinden.