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Als Owner oder Admin Ihrer Organisation steuern Sie zentral, welche -Modelle, Chat-Funktionen, Datenschutzregeln und Ausgabenlimits in Ihrem Workspace gelten. Dieser Leitfaden führt Sie durch die fünf wichtigsten Einstellungen für den Start, darunter auch Funktionen wie die Dokumenterstellung, die standardmäßig ausgeschaltet sind, bis Sie sie aktivieren.

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So öffnen Sie die Team-Einstellungen

  1. Klicken Sie unten links in der Hauptnavigationsleiste auf Ihren Benutzer-Avatar.
  2. Wählen Sie im Menü Team-Einstellungen (oder rufen Sie direkt https://chat.omnifact.ai/organization auf).
Nur Benutzer mit der Rolle Owner oder Admin sehen den Menüpunkt Team-Einstellungen. Benötigen Sie ein reines Administrationskonto ohne eigene Chat-Nutzung? Wenden Sie sich an support@omnifact.ai, um einen kostenfreien Admin-Only-Zugang einzurichten.

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5-Schritte-Checkliste für Administratoren

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1. Dokumenterstellung, Bildupload und Websuche einschalten

Alle Chat-Fähigkeiten (wie das Erstellen von Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien, das Hochladen von Bildern und die Websuche) werden pro Benutzergruppe unter Team-Einstellungen > Gruppen verwaltet.
  1. Öffnen Sie Team-Einstellungen > Gruppen und klicken Sie auf die integrierte Gruppe Jeder (diese legt den Basiszugriff für alle Mitglieder fest).
  2. Wechseln Sie zum Reiter Berechtigungen.
  3. Aktivieren Sie unter Feature-Zugriff die gewünschten Funktionen:
    • Code ausführen (inkl. Dokumenterstellung): Standardmäßig deaktiviert. Schalten Sie diese Option ein, damit Benutzer im Chat formatierte Excel- (.xlsx), Word- (.docx) und PowerPoint-Dateien (.pptx) generieren sowie Datenanalysen ausführen können.
    • Dateien & Anhänge hochladen: Erlaubt das Anhängen von PDFs, Office-Dokumenten und Textdateien im Chat.
    • Bilder hochladen: Erlaubt das Anhängen von Screenshots, Diagrammen und Fotos. (Hinweis: Bildpixel durchlaufen nicht den Privacy Filter.)
    • Websuche und Browsing nutzen: Erlaubt dem Agenten die Echtzeit-Recherche im Web mit Quellenangaben.
    • Bilder generieren: Erlaubt das Erstellen von KI-Bildern im Chat.
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2. KI-Modelle auswählen und Datenresidenz festlegen

Legen Sie fest, welche KI-Anbieter und Modellstufen Ihr Team nutzen darf:
  1. Öffnen Sie Team-Einstellungen > Modelle, um einzelne Modelle der verschiedenen Anbieter (Azure OpenAI, Anthropic (EU), Google (EU), Mistral AI, OpenAI, Anthropic, Google) ein- oder auszuschalten.
  2. So beschränken Sie Ihr Team ausschließlich auf EU-gehostete Modelle:
    • Lassen Sie unter Team-Einstellungen > Modelle nur Anbieter mit EU-Hosting aktiviert (Mistral AI, Azure OpenAI, Anthropic (EU) und Google (EU)) und schalten Sie US-gehostete Modelle aus.
    • Stellen Sie unter Team-Einstellungen > Gruppen > Jeder > Berechtigungen sicher, dass Zugriff auf US-gehostete Modelle aktivieren (unter Datenschutz & Compliance) deaktiviert ist.
  3. Teure Spitzenmodelle gezielt vergeben: Unter Modell-Zugriff können Sie in der Gruppe Jeder die Option Premium-Modelle nutzen ausschalten und nur ausgewählten Fachgruppen zuweisen.
Weitere Details finden Sie im Modell-Leitfaden sowie unter Datenresidenz, Aufbewahrung & Compliance.
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3. Ausgabenlimit pro Benutzer setzen und KI-Guthaben prüfen

Ihre Organisation teilt sich ein gemeinsames monatliches KI-Budget (9 € pro Lizenz und Monat, im regulären Lizenzpreis von 25 € enthalten, ohne Übertrag in den Folgemonat). So verhindern Sie, dass einzelne Power-User das gesamte Teamguthaben aufbrauchen:
  1. Öffnen Sie Team-Einstellungen > Abrechnung & Nutzung.
  2. Klicken Sie auf der Karte Ausgabenlimit pro Benutzer auf Festlegen und tragen Sie eine monatliche Obergrenze pro Person ein (zum Beispiel 15,00 € oder 20,00 €).
  3. Entscheiden Sie, ob Sie Basis-Modelle nach Erreichen des Ausgabenlimits erlauben aktivieren möchten, damit Benutzer nach Erreichen ihres Limits mit kostengünstigen Basis-Modellen weiterarbeiten können.
  4. Mehr Organisationsbudget benötigt? Klicken Sie unter Monatliches Nutzungsguthaben auf Mehr Guthaben hinzufügen, um Ihr monatliches Kontingent sofort zu erhöhen.
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4. Privacy Filter prüfen

Öffnen Sie Team-Einstellungen > Datenschutz und vergewissern Sie sich, dass der Omnifact Privacy Filter™ auf Aktiviert steht (Standardeinstellung).Falls bestimmte Teams (z. B. Softwareentwicklung oder Rechtsabteilung) den Filter in einzelnen Chats gelegentlich ausschalten müssen, gewähren Sie nur dieser Gruppe unter Team-Einstellungen > Gruppen > Berechtigungen die Berechtigung Privacy Filter Ausnahme, anstatt den Filter für die gesamte Organisation zu deaktivieren.
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5. Benutzer einladen, 2FA erzwingen oder SSO / SCIM verbinden

  1. Laden Sie unter Team-Einstellungen > Benutzer Teammitglieder einzeln oder per CSV-Import (inklusive Kostenvorschau) ein.
  2. Wechseln Sie in der Benutzerverwaltung zum Reiter Sicherheit und Zugriff, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) organisationsweit vorzuschreiben.
  3. Im Enterprise-Plan? Kontaktieren Sie support@omnifact.ai, um SAML Single Sign-On (SSO) und die SCIM-Gruppensynchronisierung (z. B. mit Microsoft Entra ID / Azure AD, Okta oder Google Workspace) einzurichten, sodass Ihre Verzeichnisgruppen automatisch unter Team-Einstellungen > Gruppen synchronisiert werden.

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Schnellfinder: Wo Sie welche Einstellung finden

Wenn Sie oder ein Teammitglied eine bestimmte Funktion oder Einstellung suchen, hilft Ihnen diese Übersicht: